Organisation d’expositions-concours dans les provinces maritimes

Meilleures pratiques

Le projet des Meilleures pratiques dans les provinces maritimes identifie les standards d’industrie pour le secteur des arts visuels, des arts médiatiques et des artisanats. Ces lignes directrices servent de guides pratiques et éthiques dans ces domaines. En retour, ce projet facilite les échanges égalitaires entre créateurs et présentateurs de la région.

L’objectif ultime de ce projet est de développer une uniformité et une compréhension commune des standards de l’industrie dans les provinces maritimes qui sont conformes aux Meilleures pratiques déjà établies ou qui sont en développement ailleurs au Canada. En retour, ceci permet aux artistes des provinces maritimes de faire affaires plus facilement tant aux maritimes que partout au pays.

Les expositions-concours sont des expositions auxquelles les artistes sont invités à proposer des œuvres, sachant que la décision d’exposer l’œuvre ou non sera prise par un jury formé d’une ou de plusieurs personnes. Elles peuvent être organisées par tous les types de diffuseurs de même que par des organismes à vocation artistique. Comme leur nom l’indique, ces expositions sont aussi des concours. La responsabilité du succès d’une exposition-concours repose autant sur l’artiste que sur l’organisateur. Les meilleures pratiques décrites dans ce document visent à promouvoir des conditions pouvant garantir le succès de telles expositions.

Les artistes ont la responsabilité de s’assurer que les conditions offertes pour la tenue d’une exposition-concours sont à la hauteur de leurs attentes sur le plan de professionnalisme, d’expertise et que cette opportunité d’exposer leurs œuvres est satisfaisante. De plus, ils doivent en respecter les règles de participation de façon professionnelle.

Les organisateurs ont la responsabilité de s’assurer que toute l’information nécessaire est mise à la disposition des éventuels exposants, que les artistes n’ont pas à subir des frais inhabituels pour exposer, que leurs droits d’auteurs sont protégés et qu’on leur verse leurs redevances pour droit d’exposition.

Demander le paiement de frais d’inscription est considéré comme inapproprié lorsqu’il s’agit d’exposer des œuvres d’artistes professionnels.

Le paiement de redevances de droit d’exposition correspondant à la Grille CARFAC-RAAV des tarifs minimums pour droit d’exposition est requis.

Ce document décrit les droits et responsabilités des artistes et des organisateurs lors de la tenue d’une exposition-concours.

1 FRAIS D’INSCRIPTION

1.1 Demander le paiement de frais d’inscription est considéré comme inapproprié lorsqu’il s’agit d’exposer des œuvres d’artistes professionnels.

2 REDEVANCES POUR DROIT D’EXPOSITION

2.1 En vertu de la Loi sur le droit d’auteur du Canada, lorsqu’une exposition n’est pas tenue aux fins de vente ou de location des œuvres, l’artiste a le droit de percevoir une redevance pour droit d’exposition pour la présentation par un diffuseur public d’œuvres produites après le 8 juin 1988. La pratique veut que les diffuseurs publics paient aussi une redevance pour les œuvres produites avant cette date.

3 CONTRATS

3.1 Il importe d’établir des contrats par écrit.

4 SOUMISSIONS DE PARTICIPANTS ÉLOIGNÉS

4.1 Dans le cas où l’artiste participant pourrait avoir à défrayer des coûts de transport sur de longues distances, ou en raison de difficultés d’accès, il serait préférable d’utiliser des images digitales ou d’autres formes appropriées de documentation.

5 FRAIS

5.1 Seuls les coûts normalement associés à la tenue d’une exposition chez un diffuseur public devraient être imputés à l’artiste. Au nombre de ceux-ci mentionnons l’encadrement, le cas échéant, une caisse de transport solide et réutilisable et l’assurance en cours de transport.

5.2 Les frais de montage de l’exposition sont entièrement imputables aux organisateurs.

5.3 Les frais d’administration des organisateurs incluent la production du prospectus, les frais de promotion, de réception, ceux de publication des décisions du jury, etc.

5.4 Les organisateurs doivent aussi assumer les dépenses liées au comité de sélection, entre autres, les honoraires et les indemnités quotidiennes versés aux membres du jury.

5.5 Les frais d’assurances imputables aux organisateurs comprennent l’assurance sur l’œuvre de l’artiste pour toute la période durant laquelle elle est en leur possession.

6 RESPONSABILITÉS DE L’ARTISTE

6.1 L’artiste doit s’assurer que les conditions offertes pour l’exposition correspondent à ses attentes, notamment le professionnalisme des organisateurs et du lieu d’exposition ainsi que le degré d’expertise des membres du jury. L’artiste est le seul à pouvoir déterminer si les conditions qui lui sont offertes répondre à ses exigences au moment où cette opportunité se présente.

6.2 Les artistes sont responsables de l’expédition des œuvres (ou du matériel visuel) jusqu’au lieu où la sélection se fera ; les œuvres doivent être emballées et mises dans des caisses solides et réutilisables. Ils sont aussi responsables de les assurer pendant le transport. Il est possible que les organisateurs demandent aux artistes d’assumer les coûts du retour des œuvres. Cette pratique n’est pas idéale, bien qu’elle soit fréquente. La livraison et la reprise des œuvres par l’artiste en personne sont aussi une pratique acceptable.

6.3 L’artiste doit fournir toute l’information requise dans le prospectus et sur le formulaire d’inscription à propos de l’œuvre qu’il présente.

6.4 L’artiste est responsable de faire les réclamations nécessaires auprès de son assureur en cas de perte de l’œuvre ou de dommages survenant pendant la période couverte, y compris lors du transport aller et retour de l’œuvre.

7 RESPONSABILITÉS DES ORGANISATEURS

7.1 Les organisateurs devraient s’assurer que l’appel de dossiers et les formulaires d’inscription sont disponibles suffisamment longtemps avant la date de tombée. Le délai recommandé pour des expositions-concours nationales ou interrégionales, ou couvrant un territoire étendu (province ou vaste région géographique) est d’au moins 3 mois. Quant aux expositions locales, on devrait prévoir un délai de 2 mois.

7.2 Le prospectus devrait fournir des informations complètes, telles que : le nom des membres du comité de sélection ; les redevances versées aux exposants ; les restrictions relatives au médium, au format et à l’admissibilité ; la politique concernant les assurances, les œuvres perdues, endommagées ou détruites durant la période où elles sont en la possession des organisateurs ; les prix offerts, le cas échéant, et les critères s’y rapportant ; s’il y a lieu, l’itinéraire de l’exposition et la date du retour des œuvres aux artistes.

7.3 Pour soumettre leur œuvre, les artistes devraient disposer d’un formulaire d’inscription émis par les organisateurs. On devrait y trouver le nom de l’artiste, le titre de l’œuvre et son prix, correspondant normalement à sa juste valeur marchande.

7.4 Les organisateurs devraient assurer les œuvres à leur pleine valeur dès leur réception et jusqu’à ce que l’artiste en reprenne possession.

7.5 À moins d’autres arrangements pris avec un artiste, les organisateurs devraient déballer et remballer l’œuvre dans son emballage original, ou selon les exigences fixées par leur assureur. On devrait procéder avec professionnalisme.

7.6 Les organisateurs ont la responsabilité de préserver l’indépendance du jury et de ne pas chercher à influer sur ses décisions.

7.7 Les organisateurs devraient communiquer rapidement aux artistes les résultats du concours.

7.8 Les organisateurs sont responsables de la protection des droits d’auteur sur toutes les œuvres soumises dans le cadre du concours ou présentées dans l’exposition. Toute utilisation d’une œuvre devrait faire l’objet d’une entente écrite préalable avec l’artiste. Le cas échéant, on doit tenir compte des conditions d’adhésion de l’artiste à une société de gestion collective de droits d’auteur lors de la rédaction du contrat. On doit mentionner les noms de tous les artistes, ou collaborateurs, participant au concours.

7.9 Les organisateurs devraient verser aux artistes la redevance complète pour leur droit d’exposition, et ce dans les 30 jours suivant le vernissage. Dans le cas d’une exposition itinérante, le diffuseur d’origine est responsable du paiement des redevances.

7.10 Les organisateurs devraient verser aux artistes tout prix ou récompense qu’ils se sont mérité, idéalement dans les 30 jours suivant la décision. Lorsque les œuvres sont mises en vente dans le cadre de l’exposition-concours, les organisateurs sont responsables de la remise aux artistes de toutes les sommes qui leur sont dues, idéalement dans les 30 jours suivant une vente.

7.11 Les organisateurs peuvent remettre aux artistes des copies de tout le matériel promotionnel (invitations, catalogue, affiche, communiqué de presse) ainsi que les critiques de l’exposition.

7.12 Si les œuvres sont mises en vente, on devrait appliquer le guide Meilleures pratiques pour les provinces maritimes / Galeries provinciales et artistes.

8 ŒUVRES ENDOMMAGÉES, PERDUES OU DÉTRUITES

8.1 On devrait procéder à l’inspection des œuvres dès leur arrivée et produire un rapport d’état.

8.2 L’artiste ou l’organisateur devrait être avisé immédiatement en cas de dommages. Si la caisse contenant l’œuvre est endommagée, on devrait la retourner à l’expéditeur pour qu’il procède à une réclamation auprès de l’assureur. L’organisateur peut aussi, moyennant la permission de l’expéditeur, déballer le contenu de la caisse endommagée, sous réserve qu’aucune réclamation ne puisse être faite à l’endroit de l’organisateur en cas de dommages survenus à l’œuvre.

8.3 Les organisateurs devraient conserver l’œuvre dans l’état où ils l’ont reçue.

8.4 En cas de dommages, perte ou destruction, pendant la période où l’œuvre est en leur possession, les organisateurs doivent appliquer leur politique telle que décrite dans le prospectus de l’exposition.

Pour plus d’information, voir la section Références.